銀行內(nèi)控系統(tǒng)的循環(huán)與改進(jìn)
銀行內(nèi)部控制系統(tǒng)是一個循環(huán)的過程。在這個循環(huán)系統(tǒng)中主要包括：設(shè)計→執(zhí)行→評價→改進(jìn)四個環(huán)節(jié)。內(nèi)部控制系統(tǒng)存在的意義就在于持續(xù)地循環(huán)，包括：再設(shè)計、再執(zhí)行、再評價、再改進(jìn)。銀行內(nèi)部控制系統(tǒng)就是在這個不斷的循環(huán)中得到持續(xù)的進(jìn)化。
一、內(nèi)部控制的設(shè)計
銀行設(shè)計內(nèi)部控制系統(tǒng)的目的是為了完成其經(jīng)營目標(biāo)?，F(xiàn)代管理的思維方式往往是:確立組織的經(jīng)營目標(biāo)→評估實現(xiàn)目標(biāo)的風(fēng)險→根據(jù)風(fēng)險評估設(shè)計內(nèi)部控制系統(tǒng)→執(zhí)行內(nèi)部控制系統(tǒng)→評價控制系統(tǒng)的適當(dāng)性和有效性→根據(jù)評價結(jié)果采取改進(jìn)行動?？梢娫O(shè)計內(nèi)部控制系統(tǒng)的主要依據(jù)是風(fēng)險，假如銀行在實現(xiàn)目標(biāo)過程中沒有風(fēng)險就不需要設(shè)計內(nèi)部控制系統(tǒng)。
銀行所有內(nèi)部控制都是針對風(fēng)險的大小來設(shè)計的，風(fēng)險越大，設(shè)計的控制措施就越多、越嚴(yán)密。在銀行重要風(fēng)險領(lǐng)域，還要設(shè)置多重控制措施。內(nèi)部控制與風(fēng)險是一對矛盾。
內(nèi)部控制和風(fēng)險這對矛盾的雙方都是人。設(shè)計和執(zhí)行內(nèi)部控制的往往是銀行內(nèi)部的人，而制造風(fēng)險的也是人，造成這些問題的可能是銀行外部的人，也有可能是銀行內(nèi)部的人，有時甚至是銀行內(nèi)部控制的設(shè)計者或執(zhí)行者。所以，“人”是內(nèi)部控制設(shè)計者應(yīng)當(dāng)考慮的核心問題。他們之間似乎是在玩博弈游戲，雙方用的都是一種對抗性思維，所以，對銀行內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計者而言，學(xué)會運用科學(xué)的思維方法至關(guān)重要。
二、內(nèi)部控制的執(zhí)行
內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計和執(zhí)行在銀行內(nèi)部的不同管理層次有不同的分工。在組織中層次越高，設(shè)計的職責(zé)越多，執(zhí)行的職責(zé)越少；層次越低，執(zhí)行的職責(zé)越多，設(shè)計的職責(zé)越少。如用數(shù)學(xué)的方式來表達(dá)就是，內(nèi)部控制的設(shè)計與管理層次成正比，內(nèi)部控制的執(zhí)行與管理層次成反比。譬如，銀行董事會的職責(zé)是設(shè)計重大的方針政策，方針政策也是銀行的內(nèi)部控制;高級管理層的職責(zé)是執(zhí)行董事會的方針政策，并設(shè)計相應(yīng)的控制系統(tǒng)；中低級管理層的職責(zé)主要是執(zhí)行高級管理層制定的有關(guān)政策和程序，并設(shè)計一些具體的控制措施;最基層的操作人員只負(fù)責(zé)執(zhí)行與自己崗位有關(guān)的操作規(guī)程和內(nèi)控制度。
內(nèi)部控制執(zhí)行環(huán)節(jié)要注意以下問題：
1.內(nèi)部控制的有效執(zhí)行特別需要一個良好的控制環(huán)境。在銀行內(nèi)部營造一種濃厚的“控制文化”和“控制氛圍”，是內(nèi)部控制得以有效執(zhí)行的基礎(chǔ)。強調(diào)內(nèi)部控制對單位管理與個人切身利益的關(guān)系，使全體管理人員與職工理解貫徹執(zhí)行制度的意義，清楚最高管理層的決心、意向與要求，明確本職工作的地位與影響力。
2.銀行各級管理層不僅是內(nèi)部控制的設(shè)計者，同時也是內(nèi)部控制的模范執(zhí)行者。董事會和高級管理層要通過自己的言行，向廣大員工表明內(nèi)控的重要性。銀行各階層管理人員，特別是高層管理者要自覺遵守與自己有關(guān)的各項控制制度，要自覺接受違反制度后的應(yīng)有懲罰。
3.可靠的信息系統(tǒng)是內(nèi)部控制得以有效執(zhí)行的前提。有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)該是一個有效的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)。內(nèi)部控制得以執(zhí)行的前提是相關(guān)的控制信息能及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)到執(zhí)行者。所以，應(yīng)保持有效的信息溝通渠道，以保證所有銀行職員能充分了解和遵守涉及其責(zé)任和義務(wù)的所有政策和程序，并保證信息能夠及時送達(dá)有關(guān)人員。
三、內(nèi)部控制的評價
內(nèi)部控制的評價，是指對上述內(nèi)部控制系統(tǒng)“設(shè)計”和“執(zhí)行”兩個環(huán)節(jié)的恰當(dāng)性和有效性進(jìn)行測試和評價，其中測試是手段，評價是目的，測試是評價的基礎(chǔ)，測試是為了獲取充分的評價證據(jù)。
評價是內(nèi)部控制循環(huán)過程中一個非常重要的環(huán)節(jié)，或者說是一個承前啟后的環(huán)節(jié)。從系統(tǒng)本身看，它是內(nèi)部控制持續(xù)改進(jìn)過程中的一個重要信息反饋渠道。通過對內(nèi)部控制設(shè)計和執(zhí)行兩個環(huán)節(jié)的測試，將內(nèi)部控制適當(dāng)性和有效性方面的評價信息，作為系統(tǒng)設(shè)計和系統(tǒng)執(zhí)行兩個環(huán)節(jié)的重要資源輸入，從而使內(nèi)部控制系統(tǒng)不斷得到改進(jìn)。
內(nèi)部控制評價質(zhì)量的高低，首先取決于評價者是否具有獨立的地位，其次取決于評價人員有無適當(dāng)?shù)脑u價方法和專業(yè)技術(shù)水平。按照評價主體的不同，內(nèi)部控制評價有外部評價和內(nèi)部評價兩種。銀行內(nèi)部控制的外部評價主要是指外部審計師和銀行監(jiān)管當(dāng)局對其內(nèi)控的評價；內(nèi)部評價主要是指內(nèi)部審計師的評價，或有關(guān)管理部門的自我評價。不管是內(nèi)部審計師，還是外部審計師，最重要的一點就是評價者應(yīng)當(dāng)保持“獨立性”。因為“獨立性”是評價者做出公正、客觀評價結(jié)論的基礎(chǔ)。內(nèi)部審計部門是以履行內(nèi)部控制評價為職能的機(jī)構(gòu)，其對內(nèi)部控制的評價具有一定的客觀性和公正性。但外部審計師作為一種獨立的機(jī)構(gòu)，相對內(nèi)部審計來說更有其自己優(yōu)勢。事實上由外部審計師來完成銀行內(nèi)部控制評價工作可能會顯得更經(jīng)濟(jì)和更有效率。所以，在市場經(jīng)濟(jì)成熟的國家里，不管銀行監(jiān)管當(dāng)局還是銀行管理當(dāng)局，往往會把這項工作委托給外部審計師去完成。
內(nèi)部控制測試和評價主要解決的問題有：
1.什么是確實存在的?即現(xiàn)狀如何，就是在測試評價過程中發(fā)現(xiàn)的事實證據(jù)，特別是那些關(guān)鍵控制點上的事實證據(jù)。
2.什么是應(yīng)該有的?即標(biāo)準(zhǔn)怎樣，就是在做出評價時所使用的準(zhǔn)則、措施或所期望的事物。
3.差異會造成什么影響?即風(fēng)險有多大，就是由于現(xiàn)狀和標(biāo)準(zhǔn)之間存在的差異而使被測試評價銀行產(chǎn)生的風(fēng)險暴露。
4.為什么會有差異?即原因何在，就是所期望的和實際存在之間的差異的產(chǎn)生原因。
5.應(yīng)該采取什么改進(jìn)措施?即改進(jìn)建議，就是以上述“發(fā)現(xiàn)”為基礎(chǔ)提出的改進(jìn)措施。改進(jìn)建議可能是：無須改變現(xiàn)行的控制系統(tǒng)；修改或補充現(xiàn)行的控制系統(tǒng);重新設(shè)計控制系統(tǒng)。
四、內(nèi)控的持續(xù)改進(jìn)
前面說，內(nèi)部控制與風(fēng)險是一對矛盾，風(fēng)險是“矛”，內(nèi)部控制是“盾”。矛盾的雙方都是人，雙方當(dāng)事人存在一種對抗性思維，內(nèi)部控制系統(tǒng)是否適當(dāng)和有效要看誰更高明。這對矛盾隨著時間和環(huán)境的變化而相互不斷地進(jìn)化。如果說昨天設(shè)計的“盾”還可以抵御“矛”的進(jìn)攻，但經(jīng)過進(jìn)化后今天的“矛”就可能刺穿昨天的“盾”，那么，作為防御系統(tǒng)的“盾”也應(yīng)當(dāng)及時地做出相應(yīng)的改進(jìn)，而且，矛盾雙方的進(jìn)化是一個相互交替和持續(xù)不斷的過程。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)必須保持持續(xù)的改進(jìn)。只有這樣才能使內(nèi)部控制和風(fēng)險這對矛盾保持某種平衡狀態(tài)。內(nèi)部控制系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)也可以說是矛盾雙方博弈的必然。
在評價和改進(jìn)兩個環(huán)節(jié)上，評價屬手段，而改進(jìn)才是目的。所以，內(nèi)部控制過程還有一個不可缺少的環(huán)節(jié)，那就是在檢查評價以后必然緊跟著改進(jìn)行動。通過對內(nèi)部控制系統(tǒng)的測試和評價，及時發(fā)現(xiàn)它的缺陷和薄弱環(huán)節(jié)，而且只有及時地加以改進(jìn)，內(nèi)部控制才能起到防御風(fēng)險的作用。如果只檢查評價，而沒有相應(yīng)的改進(jìn)行動，那么這個內(nèi)部控制過程也是不完整的。所以說，內(nèi)部控制系統(tǒng)循環(huán)過程有四個環(huán)節(jié)，即：設(shè)計→執(zhí)行→評價→改進(jìn)。
內(nèi)部控制的設(shè)計→執(zhí)行→評價→改進(jìn)是一個有機(jī)的整體，是一個循序漸進(jìn)的過程，也是一種持續(xù)的過程。這四個環(huán)節(jié)體現(xiàn)了PDCA工作原理在銀行內(nèi)部控制活動中的具體應(yīng)用，也就是說銀行內(nèi)部控制的過程也是一種PDCA循環(huán)。所謂PDCA工作原理或循環(huán)可簡述如下：
P(Plan):根據(jù)顧客的要求和組織的方針，為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過程。P就是根據(jù)組織目標(biāo)及風(fēng)險評估來設(shè)計內(nèi)部控制系統(tǒng)。
D(Do):實施過程。D就是執(zhí)行上述設(shè)計的內(nèi)部控制系統(tǒng)。
C(Check):根據(jù)方針、目標(biāo)和產(chǎn)品要求，對過程和產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)視和測量，并報告結(jié)果。C就是對內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計和執(zhí)行兩個環(huán)節(jié)的適當(dāng)性和有效性進(jìn)行測試并做出評價。
A(Act):采取措施，以持續(xù)改進(jìn)過程業(yè)績。A就是根據(jù)上述測試和評價中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制設(shè)計和執(zhí)行兩個環(huán)節(jié)存在的缺陷，采取相應(yīng)的改進(jìn)。
銀行在實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)過程中必然會遇到各種各樣的問題，要克服這些問題就要先對它們做出分析和估計，這就是風(fēng)險評估。銀行根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果來“設(shè)計”和安裝相應(yīng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)。設(shè)計及安裝內(nèi)部控制系統(tǒng)后還需要在日常的活動中加以“執(zhí)行”。銀行對設(shè)計并安裝在銀行經(jīng)營活動中的內(nèi)部控制系統(tǒng)，在正式運行前或經(jīng)過一段時間的運行后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行測試和“評價”。對銀行內(nèi)部控制系統(tǒng)的測試和評價往往是由獨立于設(shè)計和執(zhí)行該控制系統(tǒng)的內(nèi)部審計部門或外部審計師進(jìn)行。審計師在銀行內(nèi)部控制PDCA循環(huán)過程中的定位就是對內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)計的適當(dāng)性和執(zhí)行的有效性進(jìn)行評價。根據(jù)審計師在測試和評價中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制設(shè)計和執(zhí)行兩方面存在的缺陷，銀行對正在運行中的內(nèi)部控制系統(tǒng)采取相應(yīng)的“改進(jìn)”行動。
內(nèi)部控制系統(tǒng)的“設(shè)計→執(zhí)行→評價→改進(jìn)到再設(shè)計→再執(zhí)行→再評價→再改進(jìn)是一個不斷循環(huán)和周而復(fù)始的過程。每經(jīng)過一次這樣的循環(huán)，銀行內(nèi)部控制系統(tǒng)的性能都會得到相應(yīng)的改善和提高。PDCA工作原理相似于我們經(jīng)常講的抓制度建設(shè)，抓制度落實，抓制度檢查和抓問題的整改等工作環(huán)節(jié)，這是我們所熟悉的工作方法。
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